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初创团队如何提高工作效率？

一个创业团队的配置和协作中使用的工具供大家参考

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条件

  • 初创团队：3-5人（或远程）。
  • 工作效率：
    • 问题1：和大公司不同，没有成熟的架构、流程，一个人往往要承担多人的工作。
    • 问题2：时间窗问题，如果效率不高，短时间内做不到一定的质和量，就要被竞争对手搞死啦~
    • 所以：工作效率对于早期初创团队至关重要。
  • 本质：专注核心业务。以最短的资金和时间投入，完成非核心、但是必须要完成的事情。

要素

  • 要素1：不要重新发明轮子。
  • 要素2：以最低的成本（包含资金和学习成本），发现和使用最高效的工具。

个人时间管理

日历
  • Google：国内速度极慢，不间断被屏蔽。
  • Calendar（Apple）：苹果设备间同步。
  • 重点：个人时间管理。我没有用Any.do、WunderList等。暂时用不同颜色，来区分：1、公司项目，2、兴趣项目，3、个人安排。技巧：每周末需要花足够多的时间，安排下周的工作，确定重点。
硬件配置
  • 多屏幕切换：扩展屏幕。浏览器、Evernote等放在大屏幕。聊天窗、邮件回复等放在小屏幕。
  • 键盘、鼠标：对于每天和电脑打交道的人来说，一个机械键盘真的能提高打击的愉悦感和效率。
  • Mac/iPad/iPhone：Mac处理工作。iPad回复邮件。iPhone回复微信。
  • 重点：很多人以为是装逼，其实真的是，也不全是。多屏幕解决的第1个问题是：同步处理多件小事情。举例：日历、微信、QQ、换歌同步处理。多屏幕解决的第2个问题是：平行的思考一件大事情的几个部分。举例：浏览器查资料、Evernote记录内容、回邮件。
思考内容沉淀
  • 简书：把重要的内容沉淀下来，避免重新思考一样的事情，方便把问题的核心复制、传递~
翻墙
  • 云梯：不解释…云梯的一个好处是，可以自由选择台湾、日本、美国、香港等不同线路，选择其中速度最快的一条。

公司内部管理

项目管理
  • Fengche：前一个月免费，后续收费。
  • TeamBition：对于互联网、设计、广告、传媒行业有流程优化。
  • Pivotal Tracker：程序员专用利器。
  • 重点：任务的布置最好由Team Leader来做。这是一个思考项目整体的机会，以及静下来思考每个任务如何落地操作、难以程度、安排多少时间、几个人、任务顺序、优先级、性价比的最好的机会。即是Team Leader静下心来反思整体项目最好的机会。
文件共享工具
  • 百度云盘：酷盘自从被收购之后，整个人都不好了…
  • Dropbox：对于小团队来说Dropbox基本够用了，功能也够全（或者Box）。
  • Google Drive：需翻墙，你懂得…
  • 重点：合理地利用文件共享工具，能够避免很多邮件传来传去的时间。另外，高阶的文件协同编辑的功能也可以考虑~
实施会议
  • Fuze：远程团队沟通非常适用。
  • iPhone：如果只是通话，苹果自带的多人通话已经非常好用。
微信群
  • 微信：多人工作交流不二之选。
  • 重点：合理设置群名称、针对性挑选置顶群是一门学问。
Evernote
  • 项目知识树链条：TeamBition、Evernote、简书。Evernote在整条知识树链条中处于中间环节。上游由TeamBition来梳理项目的整体和每个任务。下游由简书来沉淀思考、进行分享。Evernote在中游承担零星知识点的积累、梳理、归档的功能。Evernote同时也可以部分承担CRM管理、项目管理的职责。
  • 重点：技巧1：合理地设置笔记本组、笔记本、笔记的三层关系。技巧2：充分适用Evernote提供的小功能，比如：演示、分享等。
企业邮箱
  • QQ企业邮箱：免费、设置方便、速度快、超大附件上传。
客户关系管理
  • MikeCRM：HighRise在国内的速度实在太慢。
  • 重点：MikeCRM的几项功能：XLS导入联系人、联系人分组、邮件群发、在线问卷调查/回收。
其它
  • 财务管理：挖财。
  • 易耗品管理：R2

项目运营

活动发布平台（做活动）
视频制作（做视频）
  • Powtoon：傻瓜式视频制作工具，整个视频制作过程和PPT制作类似。长于1分钟的视频，收费15美金/月。
  • 重点：对于质量要求比高的视频，字幕和背景音乐是个难点。
海报（做海报）
  • 简图：iOS APP，简洁的排版、文字少、速度快。微信转发适用~
  • Phoster：iOS APP，模板多。
  • 海报工场：iOS APP，模板多（美图秀秀出品）。
  • Canvas：适合对设计要求较高的人群。

核心：学会”Say No”

  • 提高工作效率的目的是：争取更多的时间段，在状态最好的时间窗内，集中处理最重要的事情~
  • 最核心的技巧是：学会”Say No”。不要让不重要的人和事打断你。如果不确定，要有能力在最短的时间内做出判断，然后坚定地”Say No”。

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